オンラインでの全社オフサイトを全力でやってみた
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オンラインでの全社オフサイトを全力でやってみた

MICIN公式note「MICINの邁進Days」

人事総務チームです。

もう昨年の話になってしまいましたが、10月末に全社オフサイト「MICIN Online Camp 2021」(通称:マイキャン)を実施しました。
このnoteでは昨年のオフサイトの内容を、人事総務視点での裏話含めてご紹介させてください。MICINの雰囲気を知っていただく一助となったり、人事総務の皆さんが長く続くコロナ禍でイベント運営をする際に少しでも参考になればと思っています。

オフサイト開催の経緯

メンバー同士のコミュニケーションを大事にするMICINでは2017年以来、毎年恒例で全メンバー参加のオフサイトを実施しています。
コロナ禍真っ只中の昨年は残念ながら中止(部門単位のオフサイトに変更)となり、昨年こそはなんとか対面で開催したいと思っていました。

そして経営陣含めた全メンバーの予定を確保するため、7月の時点で開催日を決定。ぎりぎりまで判断を先送りしていたものの、本格的な準備を開始しなければならなかった8月の段階ではまだコロナ感染の勢いはとどまらず。
医療スタートアップとしてのメンバーの安全や社会的責任を考え、忸怩たる思いで対面開催を断念し、オンライン開催の準備を進めることになりました。

対面開催のオフサイトでは、メンバー全員がオフィスから離れた同じ場所と時間を共有することになります。ただそれだけでワクワクし、なんとなく一体感が生まれるものです。

しかし、それをオンラインでやらねばならない。しかもメンバー数はどんどん増えており既に100名を大きく超えている。入社間もなくお互いを知らない状態の方々もたくさんいる状態。日頃忙しいMICINにとって、メンバー全員の時間を丸1日使うことの重さ。
なかなかのハードルの高さに胃が痛くなりつつ準備を進めました。(ちなみに、皆さんご存知の通り、昨年末あたりはどんどん感染者が減っていき、余計に「なんで対面開催しなかったの?」という声が出るのではないかと更なるプレッシャーを感じていました汗。)

行った工夫

対面開催であれば自然と生まれるワクワク感、そして体験の共有をオンライン開催でどう演出・実現するか、これが今回のオフサイトを成功させるための一つの重要なポイントと考えていました。

今回、細かい工夫は色々ありましたが、大きいところでは

・グッズの事前送付
・マイキャン費
・オンラインならではの交流コンテンツ

を取り入れることにしました。それぞれ盛り上がりに一役買った気がしますので、少し具体的にご紹介させてください。

まずはグッズの送付について。

皆が一堂に介することはできなくとも、グッズや食べ物・飲み物を事前にご自宅に送付し、当日皆で一緒に利用することで、ある種の一体感を演出できるのではないかと思いました。

とはいえ、ただ茶色いダンボールで普通に届くだけではワクワク度は低い。事前送付グッズは、今年のオフサイトにおいて、メンバーが体験するはじめのコンテンツです。よって、社内のデザイナーにも協力を仰いでパッケージにも拘り、開ける前からワクワクしてもらえるようにと意識しました。

パッケージはオリジナルデザインで、蓋の裏にメッセージを記載することとしました。色数や形状、印刷面、コストなど様々な条件があり、ダンボールの業者さん選びにも時間がかかりましたが、今回はアースダンボールさんにお願いしました。

そして開けた瞬間に「わっ」と思ってもらえるように荷物の詰め方も丁寧にこだわりました。(ここはクオリティを保つために自前でやりました。給与計算の合間に…労務チームの皆さん、ありがとうございます。)

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中身はビールやオリジナルボトルの水、ドリップコーヒー、おつまみの缶詰やクッキーなど(全部下に詰められていて写真では見えない…)です。甘いものしょっぱいもの、アルコールにノンアルコール…いろんな嗜好性の方でも満足いただけるようなチョイスを心がけました。また、リモートの中でもメンバーのデスクがMICINらしく彩られるように、マグカップやバリューのカード、カード立てなんかも含めています。

オフサイトの3日くらい前からメンバー宅に続々と到着。ポジティブな声がたくさん届いたのはとても嬉しかったです。(想定していなかったのですが、ご自宅に届けたことでご家族の目にも触れ、ご家族からもMICINに親しみを感じていただけたという声を多数いただきました。)

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次にマイキャン費について。

マイキャン費とは、MICIN Online Camp(略してマイキャン)のために、メンバーに支給するサポート費用ということで、マイキャン費です。

対面のオフサイトにはオフィスから離れた場所で行うワクワク感があります。一方で、オンラインのオフサイトだと自宅など普段と変わらない場所から参加することになりますし、ご家族がいらっしゃったりすると、自宅で長時間ワイワイすることが難しい方もいるのではないかと推測しました。

よって、全員で集えなくとも各自が「テンションあげて参加するための環境を整備する」ための費用としてマイキャン費を支給することとしました。
「テンション上げられるなら、場所代でも食事代でもなんでもよいですよー」という超ゆるいルールでしたが、実際の使い道は人それぞれで、あちこちで使い道を相談しあう会話が生まれており、各自のユニークな利用方法を話すこと自体も一つの事前コンテンツになっていた気がします。

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・ホテルやカフェなどの場所代
・豪華な弁当代
・長時間座れるクッションなどの環境整備費

など、様々な使い方があり、それ自体がその人の個性を示していて楽しかったです。

最後に、オンラインならではの交流コンテンツです。

ここが1番の悩みどころでした。巷にはクイズやゲームなど、オンラインでも行えるいろんな交流コンテンツがありますが、MICINでは既に毎月オンラインでの懇親会を行っていることもあり、ちょっとしたコンテンツだと非日常感やワクワク感の演出が乏しい気がしました。

1日のスタートの交流コンテンツがマイキャン1日のテンションや没入感を左右しますので、ここに妥協はできません。あとは、いろんな職種の方が無理なくコミュニケーションが取れる設計も大事です。

「どうしようか」と人事総務メンバー同士であれこれブレストする中で、「オンラインの脱出ゲームをやったことがあって楽しかった」との声があがりました。どんなものかとまずは人事総務メンバーみんなでその週のうちに参加してみて、実際に良い感じのコミュニケーションが発生することを確認し、「これで行ってみよう」となりました。

とはいえ、数名で参加するのと、100名以上が参加するのではコンテンツの立て付けも異なります。既製品を使うだけではなんとなく手抜き感もあり、物足りない気がしました。そこで、ネットで見つけたIKUSAさんに相談してみることにしました。すると、

・MICINのバリューを取り入れたオリジナルの謎が作れること
・役者さんの代わりに代表がストーリーの主役を演じられること

が可能とわかり、採用を決めました。

結果、このコンテンツはとても楽しんでいただけたと思います。
普段は比較的物静かでひたすらロジカルな原さんの突然の大熱演(?)にメンバーのテンションが一気に上がりました。

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(謎を皆で考える優勝チームの皆さん)


代表の劇中のセリフや代表の決めポーズがあっという間にslackのスタンプになったりと、オンラインでありながらまさに「体験の共有」ができた気がしています。

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ちなみに、オンラインで演技をすること、どう考えてもハードルが高いと思うのですが、「皆さんが楽しんでくれるなら、やってみましょうかね」と了承してくれ、驚くほど忙しい中でリハーサルにも真剣に取り組み、当日もしっかりと迫真(?)の演技を見せてくれた原さんには、改めて尊敬の念を抱きました。さすがですね。

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(オフィス内の即席スタジオで淡々と出番を待つ原さん)

その他、オンライン開催にあたって運営として気をつけたことは、
・休憩時間を多めに取ること
・遊びと真面目を交互にして緩急をつけたコンテンツ設計にすること
などです。

ちなみに、謎解きだけではなく、ちょっと真面目なバリューに関連するワークショップなども実施しました。テーマは以下で部門横断で話し合いを行いました。

・バリューの浸透方法
・バリューにふさわしい行動

最後に、希望者でオンラインでの懇親会(メンバーに関するクイズ)を行って、オフサイトの長い1日が終了しました。

オフサイト開催後のアンケートの「オフサイトの目的を果たせたか」への回答の平均点は10点満点中9点という想像より遥かに高い結果になり、運営メンバー一同、ホッと安堵しました。

一方で、「オンラインでは最高の出来だったと思うが、だからこそ次回は対面でやりたい、やったらどうなるのか知りたい」等の対面を期待する声もやはりありました。コロナウイルスなどの状況を見ながら、また対面での機会創出にもチャレンジしていきたいと思います。

代表の原さんからのコメントは以下のとおりです。

今回は、オンラインでのオフサイト開催という未体験の領域に、会社全体でチャレンジした機会となりました。入念に準備して臨んだ企画運営チームも、楽しんで参加していたメンバーも、一人ひとりのinitiateが存分に発揮されたおかげで出来上がったものと思っています、有り難うございました!

最後に

オフサイトの運営で、人事総務チームが最も大事にしていたことは、「みんなに肩の力を抜いて楽しんでもらう」ことでした。

医療という難しい領域で事業展開し、各職種の精鋭を集めたMICINでは、メンバーがみんな真剣に、時にハードな業務をこなしています。
コンサル出身者なども多く、ロジカルさが大事にされる社風でもあります。

一方で、多様なバックグラウンドの人が集まり、チームを作るにあたっては、時にリラックスして楽しむ、遊びの要素も有効です。肩の力を抜いて、思い切り笑い、お互いの素の姿を見せあう。そこからいわゆる心理的安全性やより深いチームワークが生まれる気がしています。

これからも真面目と遊び、強さと楽しさ、両面の要素を大事にしつつ、仲間と一緒に医療や保険の世界を大きく変えて社会に貢献することを通じ、メンバー一人一人の人生も豊かになるような、そんな素晴らしいチームを作っていきます。

終わった瞬間、ひたすら安堵感と疲労感に襲われ、もうしばらくはやらなくていいかな、と思うイベントの企画・運営ですが、しばらく経つとまたやりたくなるのが人事の性ですよね笑。次のイベントがまた楽しみです。

さて、最後はもちろん採用アピールで終了とさせてください。
こんな真面目と遊びに溢れるMICINにジョインいただきたい方、ぜひぜひお気軽にご応募ください。お待ちしています!

募集職種一覧でございます。



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